La automatización de procesos robóticos o RPA es un método de automatizar procesos principalmente transaccionales, basados en reglas específicas. Cuando se habla de RPA no se trata de un robot físico como el que se instala en una línea de manufactura, sino que se refiere a un software que aprende de un usuario de negocio y lo asiste con tareas relativamente sencillas. Utiliza reglas lógicas pre-construidas para entregar resultados.
El proceso automatizado robotizado está formado mediante una serie de macros con capacidad de realizar múltiples funciones a través de varias y distintas plataformas. Es una herramienta flexible, construida de tal forma que permite adaptarse a los procesos actuales de cada empresa, funciona al interactuar e imitar a los seres humanos que ejecutan el proceso.
Esta serie de macros que permiten al sistema realizar actividades de una forma repetitiva y con una rapidez cada vez mayor dan lugar a la posibilidad de, por ejemplo y entre muchas otras tareas y actividades, abrir correos con archivos adjuntos, conectarse a aplicaciones web, mover archivos y carpetas, leer y escribir sobre bases de datos, recolectar estadísticas de redes sociales, recopilar información de internet, etc.
Para entender más concretamente de qué partes está formado este proceso robotizado, vamos a separarlas y explicarlas. Con estas partes es mediante las cuales el RPA puede llevar a cabo con éxito las tareas que se le encomiendan:
- Un bot, que es un software que puede ejecutar tareas repetitivas. Se programa mediante un lenguaje de programación sencillo o bien, cuenta con una opción para grabar las acciones de un usuario, como lo son el copiar, pegar o realizar consultas a bases de datos, para luego ejecutarlas con base en un calendario establecido.
- Cuenta con una interfaz de sistema el cual se integra a la interfaz gráfica de cada usuario facilitando la posibilidad de obtener retroalimentación rápida, sin comprometer la infraestructura de TI.
- El cliente de RPA puede ser instalado en la computadora de cada usuario o en ambientes virtuales, lo cual permite flexibilidad para desplegar robots sobre los equipos (laptops, PC, Etc.) o en máquinas virtuales que generan un ahorro en costos de hardware.
- Tiene software compatible con una diversa cantidad de plataformas. Por lo general RPA tiene los mismos accesos al sistema que un ser humano.
Pero aún teniendo una gran automatización como su propio nombre indica la RPA antes de iniciar su proceso de realización de tareas requiere de un input humano para ejecutar sus funciones ya que requiere reglas específicas para poder llevar a cabo sus tareas. Esto lleva a deducir los límites que más destacan negativamente en este sistema y es que no pueden llevar a cabo actividades que requieran la emisión de un juicio propio. Aun así́, su valor no debe ser minimizado, ya que al ejecutar procesos o actividades transaccionales, con alta precisión, permiten que las personas se puedan dedicar a labores más estratégicas.
Profundizando en la propia definición de RPA mencionada al principio, un sistema de RPA tiene mayor impacto cuando se aplica a procesos con múltiples actividades transaccionales, procesos que tienen actividades comunes o que requieren coordinación de varias funciones. La Automatización de Procesos Robóticos afecta los roles donde la precisión en las tareas repetitivas es esencial como en la contabilidad, cuentas por pagar y otros procesos financieros. Por lo que se obtiene un mayor rendimiento de las plataformas RPA cuando se aplican a los siguientes tres tipos de procesos:
- Procesos específicos. Son aquellos procesos transaccionales sencillos y repetitivos que forman parte de una función más grande dentro de la empresa. Un ejemplo puede ser la recepción de facturas dentro de Cuentas por Pagar. En este caso, se utilizan bots individuales para cargar la información de la factura al sistema, así como calendarizar el pago de acuerdo a reglas predeterminadas. Para procesos específicos, las plataformas de RPA pueden generar rápida reducción de costos y procesos que se ejecutan siempre de la misma forma. Este tipo de procesos se pueden identificar en los casos en los que haya muchos empleados trabajando en hojas de cálculo, buscando o validando información, o incluso si se trabaja con un sistema complejo.
- Procesos multi-funcionales. Son procesos similares que se ejecutan a través de múltiples funciones en una organización, por ejemplo, el realizar conciliaciones bancarias y conciliaciones de facturas, requeridas para el cierre mensual/anual en una empresa. En este caso, se emplean bots coordinados que realizan actividades comunes para procesos. Esto permite que se pueda llevar a cabo el rediseño de los procesos actuales y a mejorar la eficiencia. Este tipo de procesos se pueden identificar por el uso de datos no estructurados, procesos que requieren conciliación de datos o si hay múltiples subprocesos en los que se ejecuta la misma tarea.
- Procesos Punta a Punta. Aquí se refiere a procesos completos que se llevan a cabo a través de múltiples áreas, como lo es el proceso de Compra a Pago. En este caso los bots son integrados dentro de todas las etapas del proceso y a través de múltiples funciones; lo cual permite la reingeniería de procesos utilizando componentes comunes y la coordinación de procesos punta a punta. Este tipo de procesos se puede identificar por su involucramiento de múltiples funciones, que pasan información entre sí.